При заказе товаров из Китая для перепродажи нужно получить закрывающие документы, сертификаты, лицензии. И главный вопрос клиентов – предоставляем ли мы их. Конечно, мы готовим все документы, которые нужны клиенту, и которые он сам обозначил.
Рассказываем, что значит закрывающие документы, где их взять, какие именно мы готовим для клиентов и зачем они вообще нужны.
Почему закрывающие документы важны для импорта
Закрывающие документы при поставке товара — это не просто формальность, а важная часть любой сделки. Они подтверждают факт передачи продукции, фиксируют условия поставки, стоимость и другие ключевые параметры. Для организаций и индивидуальных предпринимателей, особенно при работе с НДС, наличие корректных документов — это залог правильного налогового учета и возможность учесть расходы при расчете налога на прибыль. Для компании это будет значить защиту своих интересов в суде и при налоговых проверках
Правильно оформленные документы также подтверждают законность сделки и помогают в решении спорных ситуаций с поставщиками или контролирующими органами. Это особенно актуально при импорте товаров, когда продукция пересекает границу и проходит таможенное оформление по законодательству РФ.
Риски работы без необходимых документов
Отсутствие или ошибки в закрывающих документах могут привести к серьезным последствиям:
- Невозможность принять расходы к учету — Без закрывающих документов налоговая может считать, что сделка вообще не состоялась, а расходы — экономически необоснованны.
- Риск отказа в вычете НДС, если отсутствует корректный универсальный передаточный документ (УПД) или счет-фактура.
- Сложности при урегулировании споров с поставщиками или подрядчиками, так как без документов подтвердить факт поставки или выполнения услуг будет сложно.
- Нарушения при проведении внешнеэкономических сделок могут привести к штрафам, доначислению налогов и проблемам с контрагентами.
Особенно важно уделять внимание закрывающим документам при работе с зарубежными поставщиками, такими как китайские фабрики или торговые компании, чтобы не нарушить закон.
Основные закрывающие документы на товар
Основной документ, который мы предоставляем для отчётности, если он нужен клиенту — товарная накладная. Она обычно оформляется по стандартной форме ТОРГ-12.
Эта накладная оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется. Сама накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки китайских товаров.
Товарная накладная ТОРГ-12
Если вы работаете с НДС и хотите принять его к вычету, вам понадобится УПД — универсальный передаточный документ. УПД (универсальный передаточный документ) — один из самых удобных документов, так как он совмещает функции накладной и счета-фактуры. УПД закрывающие документы особенно важны для покупателей, работающих с НДС, так как именно он подтверждает факт отгрузки, стоимость и НДС одновременно. После этого этап поставки можно считать закрытым.
Мы его тоже предоставляем, но для его оформления нужно сообщить при заказе, что вы работаете с НДС.
Пример оформленного УПД, технически это упрощённая форма ТОРГ-12
Оплату за доставку мы закрываем актом приемки выполненных работ. Доставка — это услуга, поэтому на неё нужен акт, а не накладная, как на товары.
Резюме:
- В ТОРГ-12 или УПД (для НДС) будет отражен товар, который закупает клиент;
- В акте выполненных работ — услуга по доставке.
Пример акта выполненных работ
На каждый импортируемый в Россию товар нужно получить отказное письмо, сертификат или декларацию.
Отказное письмо — официальное подтверждение, что товар не подлежит сертификации в России, странах ЕАЭС или Республике Беларусь. Этот документ может считаться основным для товаров, которые не нужно сертифицировать. Но он требуется не всегда, в основном требуется для маркетплейсов, а значит, оформлять его можно по желанию.
Декларация о соответствии — подтверждение, что товар соответствует техническим регламентам Таможенного союза.
Сертификат соответствия — подтверждение, что товар соответствует техническим регламентам Таможенного союза и требованиям законодательства РФ.
Какой именно документ нужен, зависит от товара. Например, нам для гель-лаков, производство которых под собственным брендом мы запустили в Китае, потребовался сертификат, так как это химическая продукция. Технические нормативы предусмотрены для каждой категории товара. Поскольку категорий и нормативов много, все связанные с этим вопросы по своему товару решает сам клиент.
Отказное письмо
Декларация о соответствии
Сертификат соответствия
Эти документы мы сами не делаем, но у нас есть партнёры, которые оказывают такие услуги. Они подскажут, какие документы нужны для товаров выбранных им категорий — разобраться в этом самостоятельно иногда довольно непросто.
Как получить закрывающие документы
Чтобы получить полный пакет закрывающих документов, а также декларации и сертификаты обязательно нужно ввозить товар в белую. При автодоставке вы можете рассчитывать только на Торг-12.
При этом, для получения полного пакета документов нужно:
- Согласовать перечень документов заранее. При оформлении заказа важно сразу уточнить, какие документы вам потребуются: торг 12 или упд, акты, сертификаты, отказные письма и т.д.
- Обозначить требования поставщику. Если планируете учитывать НДС, обязательно предупредите, чтобы поставщик подготовил УПД.
- Где взять упд и другие документы? Если работаете через посредников, они обычно берут на себя оформление. При работе напрямую с китайскими поставщиками нужно заранее договориться, кто будет оформлять документы, как они будут передаваться и в каком виде — бумажном или электронном.
- Получить документы при отгрузке. Закрывающие документы при поставке товара передаются одновременно с партией или отправляются в электронном виде сразу после передачи продукции.
Четкая договоренность на старте — это гарантия, что все документы будут на руках вовремя. Полный комплект закрывающих документов позволяет сделке корректно закрываться в бухгалтерском и налоговом учете.
Возможные проблемы с документами
Даже при четко отработанной схеме оформления могут возникнуть сложности:
- Ошибки в реквизитах сторон — название организации, ИНН, адрес.
- Несоответствие данных в документах фактическим условиям сделки — разница в стоимости, количестве, наименованиях товара.
- Неполный комплект документов — отсутствует счет-фактура, нет акта по услугам.
- Использование устаревших форм или неверное оформление по законодательству.
- Документы на иностранных языках без перевода.
Все эти ситуации могут привести к отказу в принятии расходов или вычете НДС, налоговым доначислениям или спорам с контрагентами. Поэтому важно проверять каждый документ сразу при получении.
Советы для клиентов
Также дадим несколько советов для тех, кто планирует закупать товары из Китая и в целом вести внешнеэкономическую деятельность.
Как минимизировать риски при импорте
- Всегда заранее согласовывайте перечень документов с поставщиком или логистической компанией.
- Проверяйте правильность всех данных: реквизиты, стоимость, условия поставки.
- Требуйте от поставщика предоставлять документы в удобном для вас виде — электронный или бумажный.
- При необходимости используйте услуги сертификационных центров для получения обязательных сертификатов и деклараций.
- Оформляйте все сделки письменно, фиксируя договоренности в договоре.
Контроль за документацией на всех этапах
Контроль за оформлением и получением документов должен вестись с момента подписания договора до момента закрытия сделки. Важно:
- Проверять правильность всех первичных документов сразу при получении.
- Хранить оригиналы и электронные копии.
- Обязательно включать в учет все закрывающие документы — это важная часть налогового и бухгалтерского учета.
- При получении продукции проверять, совпадают ли данные в документах с фактической поставкой.
- Важно не просто собирать документы, но и добавлять их в систему учета сразу после получения.
Когда стоит привлечь экспертов для проверки
Привлечение специалистов особенно рекомендуется в таких ситуациях:
- Если у вас нет опыта импорта товаров или вы впервые работаете с новым поставщиком.
- При поставке продукции, требующей обязательной сертификации.
- Если в сделке участвуют несколько сторон (поставщик, посредник, транспортная компания).
- Когда возникают споры по качеству, количеству или условиям поставки.
Профессиональный контроль поможет избежать ошибок и снизить налоговые риски.
Резюме
Закрывающие документы при поставке товара — это не просто формальности, а важная часть любой сделки. Они фиксируют факт отгрузки, стоимость, условия передачи продукции, подтверждают правомерность вычета НДС и формируют основу для налогового учета. Правильное оформление торг 12 по законодательству, своевременное получение УПД и актов выполненных работ — это залог спокойной работы и защиты интересов покупателя.
Помните: от качества и полноты закрывающих документов напрямую зависит, будут ли ваши расходы признаны обоснованными, а сделка — законной.
И если вы хотите закупать товары из Китая и не беспокоиться о документах, ChinaToday сделает все за вас. Мы найдем поставщика, выкупим и доставим товар, а также подготовим полный пакет закрывающих документов. Вам нужно только оставить заявку и рассказать, какой товар хотите привезти.
cт. метро: «Электросила», Решетникова 15, литер А, помещение 20Н, офис №327А.
