Как не уйти в out of stock на WB и Ozon: пошаговый план закупок из Китая на сезон

Автор: Анастасия Терехина

Все статьи автора →

Out of stock на маркетплейсе редко случается «внезапно». Товар не заканчивается сам по себе. Этому всегда предшествует цепочка неверных решений: поздно заказали товар, не учли срок производства, забыли про приемку на складе, не заложили буфер на задержки, посчитали доставку от Китая до России, но не посчитали путь от оплаты поставщику до появления товара на полке WB или Ozon.

Для селлера просадки в поставках особенно болезненны в высокий сезон. Пока товар есть в наличии, карточка продает, собирает отзывы, удерживает позиции в выдаче и дает оборот. Как только остатки обнуляются, продажи останавливаются, карточка теряет темп, а покупатель уходит к конкуренту. И потом уже мало просто привезти новую партию. Нужно заново разгонять продажи, возвращать позиции, вкладываться в рекламу.

На самом деле, причина проблем чаще не в маркетплейсе, не в поставщике и не в плохом сезоне. Причина в неверном планировании закупок.

Разберем, как выстроить цикл поставок из Китая так, чтобы товар не заканчивался раньше следующей партии, а бизнес не жил в режиме «срочно, горим, отправьте хоть как-нибудь».

Содержание

• Почему out of stock убивает продажи на маркетплейсе
• Главная ошибка селлеров: считать доставку не от той точки
• Как рассчитать страховой запас
• Когда нужно заказывать следующую партию
• Когда морем товар не успевает — переключайтесь на авто
• Как не допустить слипания партий при регулярных поставках из Китая
• Как отсрочка помогает запускать следующую партию вовремя
• Почему скорость выкупа решает многое
• Как использовать календарь закупок ChinaToday
• Пошаговый план закупок из Китая, чтобы не уйти в out of stock
  • Шаг 1. Посчитайте среднедневные продажи
  • Шаг 2. Определите полный цикл поставки
  • Шаг 3. Рассчитайте страховой запас
  • Шаг 4. Назначьте точку заказа
  • Шаг 5. Разделите маршруты по срочности
  • Шаг 6. Проверьте, нет ли вероятности слипания партий
  • Шаг 7. Заранее подготовьте деньги на закупку
  • Шаг 8. Сверяйте план закупок с календарем сезона
• Пример расчета
• FAQ: частые вопросы селлеров
• Заключение

Почему out of stock убивает продажи на WB и Ozon

Когда товар заканчивается, селлер теряет не только продажи за конкретный день. Давайте разберемся.

Карточка на маркетплейсе живет за счет динамики: продаж, заказов, добавлений в корзину, отзывов, переходов, рекламной активности, наличия товара на нужных складах. Если товар закончился, эта динамика обрывается.

Покупатель зашел, увидел, что товара нет, и ушел к другому продавцу. Маркетплейс тоже видит, что карточка больше не закрывает спрос. А значит, на ее месте в выдаче появляется тот продавец, у кого нужный товар есть.

В итоге из-за out of stock селлер теряет сразу несколько вещей:

• выручку за дни отсутствия товара;
• позиции карточки в поиске и категориях;
• эффект от вложений в рекламу и продвижение;
• повторные покупки;
• часть покупателей, которые уже нашли замену у конкурента.

Самое неприятное начинается после того, как партия наконец приехала. Кажется, что товар вернулся — значит, продажи должны включиться обратно. Но маркетплейсы так не работают. Карточке нужно время, чтобы снова набрать темп выдачи. Восстановление может занять от нескольких дней до нескольких недель, особенно если ниша конкурентная, сезон короткий, а конкуренты в это время не сидели сложа руки.

Поэтому out of stock глобально означает кассовый разрыв, потерю органики и необходимость выделять дополнительный рекламный бюджет на восстановление позиций. То есть, бизнес платит дважды: сначала недополучает продажи, потом платит за возврат позиций.

Главная ошибка селлеров

Многие селлеры ошибочно полагают: если доставка из Китая занимает, например, 45–60 дней, значит, можно заказать новую партию примерно за полтора-два месяца до того, как закончится текущая.

Звучит логично. Но только если груз телепортируется из Китая прямо на склад маркетплейса, а поставщик начинает собирать заказ от одной силы мысли. К сожалению, китайская логистика пока не настолько магическая.

Правильно считать не срок «от поставщика до двери», а срок «от оплаты до полки».

То есть, учитывать весь путь заказа:

1. Вы согласовали заказ и оплатили поставщику.
2. Поставщик подготовил товар или произвел партию.
3. Товар доехал до склада посредника в Китае.
4. Его приняли, проверили, пересчитали, при необходимости сделали фотоотчет.
5. Если нужно — промаркировали, собрали комплекты, подготовили упаковку.
6. Груз отправили в Россию.
7. Он прошел таможенное оформление.
8. Партия приехала на склад или фулфилмент.
9. Товар подготовили к отгрузке на WB или Ozon.
10. Маркетплейс принял поставку, и товар появился в продаже.

Вот это и есть реальный цикл поставки. Нужно мыслить категорией не «корабль идет 50 дней», а «когда товар снова станет доступен покупателю».

Для белой поставки морем из Китая в Санкт-Петербург ориентир — 45–60 дней от выкупа, но к этому нужно добавлять время на подготовку партии, операции на складе, приемку и отгрузку на маркетплейс. Если товар сезонный, с маркировкой, сертификацией или сложной упаковкой, запас времени должен быть еще больше.

Главный вывод: следующую партию нужно заказывать не тогда, когда текущая почти закончилась, а когда она еще продается и часто даже когда предыдущая партия еще в пути.

Да, это неприятно для обороточки. Но out of stock в сезон обычно еще неприятнее.

Как рассчитать страховой запас

Страховой запас — это количество товара, которое должно оставаться на складе, пока следующая партия едет из Китая.

Формула базовая:

Страховой запас = среднедневные продажи × (срок поставки + буфер 10–14 дней)

Где:

• среднедневные продажи — сколько единиц товара продается в день;
• срок поставки — полный срок от выкупа до готовности товара к продаже;
• буфер — запас на задержки, приемку, таможню, праздники, ошибки в прогнозе и прочую реальность, которая всегда приходит без приглашения.

Пример.

Вы продаете 30 единиц товара в день. Поставка идет 50 дней. Добавляем минимальный буфер 10 дней.

Получается:

30 × 60 = 1 800 единиц.

Это значит, что когда на складе остается около 1 800 единиц, уже должен быть запущен следующий заказ. Не «пора подумать», не «надо бы написать поставщику», не «посмотрим после выходных». Заказ уже должен быть в работе.

Если продажа сезонная, буфер лучше увеличивать. Например, перед Новым годом, 8 Марта, школьным сезоном, Черной пятницей или распродажами маркетплейсов спрос может резко вырасти. Вчера продавалось 30 штук в день, сегодня — 70, а завтра остаток уже выглядит как тревожный мем про «все под контролем».

Для сезонных товаров формула должна учитывать не средние продажи за спокойный месяц, а прогноз на пик спроса. Иначе расчет будет красивым, но бесполезным.

Когда нужно заказывать следующую партию

Есть два подхода к закупкам.

Первый — считать по остатку. Вы определяете точку заказа: тот минимальный остаток, при котором нужно запускать следующую партию.

Например:

• продаете 30 единиц в день;
• полный цикл поставки — 60 дней;
• страховой запас — 1 800 единиц.

Как только остаток приближается к 1 800 единицам, нужно запускать закупку.

Второй подход — считать по календарю. Это особенно удобно для сезонных товаров: одежды, обуви, косметики, товаров для школы, подарков, декора, садового инвентаря, спортивных товаров, товаров для дачи, пляжа, праздников.

В таком случае вы смотрите не только на остаток, но и на сезонную точку продаж. Например, если товар должен активно продаваться в августе, закупка не может начинаться в июле. В июле товар уже должен быть либо в России, либо на финальном этапе пути.

Правильный вопрос звучит не «когда заказать товар?», а «когда товар должен физически лежать на складе и быть готовым к продажам?»

От этой даты нужно идти назад, учитывая этапы:

• приемка маркетплейса или фулфилмент;
• доставка по России;
• таможенное оформление;
• международная перевозка;
• операции на складе в Китае;
• производство или сбор партии;
• выкуп у поставщика;
• согласование заказа.

Так появляется реальный календарь вашей закупки. И он почти всегда показывает, что заказывать нужно раньше, чем кажется.

Когда морем товар не успевает — переключайтесь на авто

Морская доставка выгодна по стоимости, особенно если партия объемная и бизнес планирует заранее. Но у нее есть слабое место: срок.

Если до сезона осталось мало времени, а товар еще не выкуплен, море может не успеть. В такой ситуации дешевый маршрут может стать самым дорогим решением, потому что экономия на логистике съедается потерей продаж.

Для срочных поставок можно рассмотреть автодоставку из Китая в Санкт-Петербург. Ориентир по срокам — 18–25 дней. Это дороже, чем море, но быстрее. И в сезон это может быть экономически оправдано.

Сравнивать нужно не просто стоимость кубометра или килограмма. Сравнивать нужно два сценария:

Сценарий 1. Везем морем дешевле, но товар приходит после пика спроса.
Сценарий 2. Везем авто дороже, но успеваем поставить товар в продажу и сохраняем позиции карточки.

Если разница в логистике меньше, чем потенциальная потеря выручки и рекламный бюджет на восстановление карточки, авто может быть выгоднее.

Особенно это актуально для товаров, у которых сезон короткий. Например, школьные товары, новогодний декор, подарочные наборы, летние аксессуары, товары к распродажам. Если товар приехал после сезона, он не стал дешевле. Он просто стал складским запасом с философским подтекстом.

Как избежать слипания партий при регулярных поставках из Китая

Out of stock — не единственная проблема планирования. Есть еще обратная крайность: слипание партий.

Это ситуация, когда одна партия задержалась, следующую заказали слишком рано или без учета фактических продаж, и в итоге несколько поставок приходят почти одновременно. На бумаге это выглядит как «мы обеспечили запас». В реальности — замороженные деньги, переполненный склад и риск платного хранения.

Слипание партий часто возникает, когда селлер пытается «догнать» спрос после предыдущей ошибки. Например:

• первая партия опоздала;
• продажи пошли быстрее прогноза;
• селлер срочно запускает вторую;
• потом на всякий случай третью;
• логистика меняется, сроки сдвигаются;
• и вот уже две партии приходят рядом, а оборотные средства лежат в коробках.

Чтобы этого не было, нужно вести не отдельные закупки, а график поставок.

В графике должны быть:

• дата выкупа;
• ожидаемая дата прихода на склад в Китае;
• дата отправки из Китая;
• прогноз прибытия в Россию;
• дата готовности к отгрузке на маркетплейс;
• текущий остаток;
• среднедневные продажи;
• прогноз, на сколько дней хватит остатка;
• точка запуска следующей партии.

Главная задача — не просто не уйти в ноль, а держать нормальный товарный запас без перегруза. Хороший график поставок работает как светофор: показывает, когда нужно ускориться, когда можно везти морем, когда пора подключать авто, а когда новая партия пока не нужна.

Как отсрочка помогает запускать следующую партию вовремя

Часто барьером в регулярных закупках становятся деньги.

Селлер видит, что пришло время заказывать следующую партию, но текущая еще не распродана. Деньги заморожены в товаре, выручка поступает постепенно, маркетплейс перечисляет выплаты по графику, а поставщик в Китае хочет оплату сейчас. Из-за этого предприниматель откладывает закупку:

«Еще неделю подождем».
«Сначала продадим остаток».
«Закажем, когда придут выплаты с МП».
«Пока товара вроде хватает».

А потом оказывается, что товара уже не хватает, поставка идет два месяца, а карточка уходит в out of stock.

Отсрочка на 50% суммы заказа помогает запускать следующую партию раньше — не дожидаясь, пока текущая полностью раскупится. Это особенно важно для регулярных поставок, когда бизнес должен поддерживать оборот, а не каждый раз начинать закупку с нуля.

Как это работает:

• текущая партия продается на маркетплейсе;
• вы видите, что остаток приближается к точке заказа;
• запускаете следующую закупку;
• часть суммы закрывается с помощью отсрочки;
• товар выкупается и начинает движение по цепочке;
• пока партия едет, текущий товар продолжает продаваться.

Так закупка перестает зависеть от момента, когда «в кассе наконец-то стало спокойно». Потому что в сезон спокойно обычно не становится. Становится либо вовремя, либо поздно.

Почему скорость выкупа решает многое

В поставке из Китая важна не только скорость доставки. Важна скорость старта.

Если посредник переводит деньги поставщику 5–7 дней, эта неделя добавляется к общему сроку поставки. И ее нельзя потом полностью отыграть. Неделя в начале цепочки легко превращается в неделю out of stock в конце.

ChinaToday ставит товар на выкуп на следующий рабочий день после оплаты. Для регулярных поставок это критично: заказ быстрее уходит в работу, поставщик быстрее готовит партию, груз быстрее попадает в логистическую цепочку.

На короткой дистанции разница между «завтра» и «через неделю» кажется небольшой. На сезонной дистанции это может быть разница между «успели к пику продаж» и «приехали, когда покупатели уже купили у конкурента».

Особенно это важно, если товар:

• продается на WB или Ozon с высокой оборачиваемостью;
• участвует в акциях;
• зависит от сезона;
• требует маркировки или упаковки;
• идет регулярными партиями;
• закупается у нескольких поставщиков.

В таких случаях скорость выкупа — это не просто сервисная опция. Это часть управления остатками.

Как использовать календарь закупок ChinaToday

Чтобы не держать весь график в голове, ChinaToday подготовила Календарь закупок в Китае. Это инструмент для предпринимателей, которые хотят заранее понимать, когда оформлять заказ, когда товар может прибыть на склад и сколько времени занимают дополнительные операции с партией.

Он особенно полезен селлерам, которые работают с сезонным спросом. Например, если вы продаете товары к школе, лету, Новому году, распродажам или праздникам, закупка должна начинаться не тогда, когда спрос уже пошел вверх, а заранее.

Календарь помогает ответить на три вопроса:

1. Когда нужно запускать заказ, чтобы успеть к сезону?
2. Каким маршрутом лучше везти товар: морем, авто или комбинированно?
3. Какой запас нужен, чтобы не уйти в out of stock и не перегрузить склад?

По сути, это рабочий способ перестать планировать поставки на ощущениях.

Пошаговый план закупок из Китая, чтобы не уйти в out of stock

Чтобы не сталкиваться с ситуацией, когда товар заканчивается в самый неподходящий момент, важно выстроить закупки как систему. Ниже — последовательность действий, которая помогает рассчитать объемы, вовремя запускать новые партии и не терять продажи из-за пустых остатков.

Шаг 1. Посчитайте среднедневные продажи

Возьмите данные по каждому SKU отдельно. Не по категории в целом, не «примерно по магазину», а по конкретной карточке.

Лучше считать несколько периодов:

• обычные продажи;
• продажи в акции;
• продажи в сезон;
• продажи после рекламного усиления.

Если карточка новая, можно ориентироваться на тестовую партию, аналитику ниши и продажи похожих товаров. Но как только появляются реальные данные, расчет нужно обновлять.

Шаг 2. Определите полный цикл поставки

Посчитайте не только доставку, а весь путь от оплаты до полки.

В цикл включите:

• согласование заказа;
• выкуп;
• производство или комплектацию;
• доставку до склада в Китае;
• проверку товара;
• маркировку, упаковку, сбор наборов;
• международную доставку;
• таможенное оформление;
• складскую обработку в России;
• отгрузку на WB или Ozon;
• приемку маркетплейса.

Если у вас товар с обязательной маркировкой, сертификацией или сложной упаковкой, закладывайте дополнительное время. Лучше пусть товар приедет чуть раньше, чем вы будете героически спасать сезон за собственный рекламный бюджет.

Шаг 3. Рассчитайте страховой запас

Используйте формулу:

Среднедневные продажи × (срок поставки + буфер 10–14 дней)

Для сезонных товаров буфер лучше увеличивать. Особенно если поставка попадает на праздники в Китае, пиковую загрузку портов, распродажи маркетплейсов или высокий сезон в логистике.

Шаг 4. Назначьте точку заказа

Точка заказа — это остаток, при котором вы запускаете следующую партию.

Например, если страховой запас 1 800 единиц, то при приближении к этой цифре заказ должен быть уже оформлен. Не нужно ждать, пока останется 300 штук, потому что при продажах 30 единиц в день это всего 10 дней торговли.

А поставка из Китая не приедет за 10 дней, даже если очень попросить.

Шаг 5. Разделите маршруты по срочности

Не все партии нужно везти одним способом.

Можно выстроить смешанную схему:

• основную партию везти морем, чтобы сохранить себестоимость;
• часть ходового товара отправить авто, чтобы закрыть разрыв по остаткам;
• срочные образцы или критические позиции отправлять авиа;
• регулярные партии ставить в график заранее.

Так логистика становится не «дорого или дешево», а управляемым инструментом.

Шаг 6. Проверьте, нет ли вероятности слипания партий

Перед запуском новой закупки проверьте прогноз:

• сколько товара останется к моменту прихода новой партии;
• не придут ли две партии одновременно;
• хватит ли склада;
• не будет ли платного хранения;
• не заморозите ли вы слишком много денег в запасах.

Если видите риск слипания, можно изменить объем партии, маршрут или дату отправки. Иногда выгоднее привезти меньше, но быстрее. Иногда — наоборот, собрать крупнее и отправить морем. Универсального ответа нет, есть расчет.

Шаг 7. Заранее подготовьте деньги на закупку

Если закупка зависит от выплат маркетплейса, планируйте это заранее. Для регулярных поставок стоит рассмотреть отсрочку на часть суммы заказа. Она помогает не тормозить следующую партию и не ждать, пока текущая распродается полностью.

Это особенно важно для товаров с высокой оборачиваемостью. Чем быстрее продается товар, тем раньше нужно запускать следующий цикл.

Шаг 8. Сверяйте план закупок с календарем сезона

Для сезонных товаров поставка должна быть готова не к началу сезона, а до него.

Если пик спроса в августе, товар должен быть на складе заранее. Если продажи растут к Новому году, закупка не может стартовать в ноябре. Если категория участвует в акциях WB или Ozon, нужно учитывать не только дату акции, но и срок приемки товара на склад.

Календарь закупок ChinaToday помогает разложить эти даты по месяцам и заранее понять, когда запускать заказ.

Пример расчета

Допустим, селлер продает на Ozon товар для дома.

Среднедневные продажи — 30 единиц.
Остаток на маркетплейсе — 2 400 единиц.
Поставка морем от выкупа до Санкт-Петербурга — 50 дней.
Буфер — 10 дней.
Полный расчетный период — 60 дней.

Страховой запас:

30 × 60 = 1 800 единиц.

Это значит, что когда остаток снизится до 1 800 единиц, нужно запускать следующую партию. Сейчас на складе 2 400 единиц. При продажах 30 единиц в день до точки заказа осталось:

600 ÷ 30 = 20 дней.

То есть у селлера есть не «много товара», а всего 20 дней до момента, когда закупка должна быть запущена. Если он пропустит эту точку и начнет оформлять заказ через месяц, риск out of stock станет почти неизбежным.

Теперь добавим сезон.

Если через месяц начнется акция и продажи вырастут до 60 единиц в день, расчет меняется. Остатка 2 400 единиц хватит уже не на 80 дней, а на 40. И если новая партия еще даже не выкуплена, карточка может уйти в ноль прямо на пике спроса.

Вот почему планировать закупки нужно не по текущему спокойному спросу, а по будущему сценарию продаж.

FAQ: частые вопросы селлеров

Когда заказывать следующую партию из Китая?

Когда остаток приближается к точке заказа. Ее считают по формуле: среднедневные продажи × срок поставки с буфером. Для сезонных товаров лучше считать от даты, когда товар должен быть на складе, и идти назад по всей цепочке поставки.

Что выгоднее для сезона: море или авто?

Если времени достаточно, море обычно выгоднее по себестоимости. Если до сезона осталось мало времени, авто может быть экономически оправдано: оно дороже, но помогает избежать out of stock, потери позиций и недополученной выручки.

Какой буфер закладывать на поставку?

Минимально закладывайте с запасом — 10–14 дней. Для сезонных товаров, маркировки, сертификации, сложной упаковки, праздников в Китае или высокой загрузки логистики лучше закладывать больше. В общей сумме поставка займет около 3-х месяцев.

Что делать, если товар уже заканчивается?

Нужно быстро пересчитать остатки, прогноз продаж и дату обнуления. Если море не успевает, рассмотреть авто для части партии. Иногда имеет смысл разделить поставку: срочный объем отправить быстрее, основную партию — более выгодным маршрутом.

Как не заморозить слишком много денег в товаре?

Нужен график регулярных поставок и расчет точки заказа. Также можно использовать отсрочку на часть суммы заказа, чтобы запускать следующую партию вовремя, не дожидаясь полной распродажи текущей.

Как не допустить слипания партий?

Вести единый график поставок: видеть даты выкупа, отправки, прибытия, текущие остатки и прогноз продаж. Перед запуском новой партии проверять, не придут ли грузы слишком близко друг к другу и не создадут ли перегруз склада.

Заключение

Out of stock — это не случайность. Чаще всего это результат того, что закупку инициировали слишком поздно, срок поставки посчитали не полностью.

Для селлера на WB и Ozon товарный запас — это не складская мелочь, а часть маркетинговой стратегии. Пока товар в наличии, карточка продает, собирает поведенческие сигналы, удерживает позиции и приносит выручку. Когда товар заканчивается, бизнес теряет не только текущие продажи, но и темп, который потом приходится восстанавливать.

Чтобы не уходить в out of stock, нужно выстроить регулярный цикл:

• считать продажи по каждому SKU;
• понимать полный срок от оплаты до полки;
• держать страховой запас;
• запускать новую партию до обнуления остатков;
• выбирать маршрут под сроки и сезон;
• не допускать слипания партий;
• заранее планировать оборотные средства;
• сверять закупки с календарем сезона.

ChinaToday помогает рассчитать график поставок под ваш товар: определить страховой запас, подобрать маршрут, оценить сроки и понять, когда запускать следующую партию, чтобы не остаться с пустыми полками в сезон.

Хотите рассчитать поставку вашего товара из Китая? Заполните заявку ниже — менеджер ChinaToday подберет маршрут, рассчитает ставку и подскажет, как спланировать закупку так, чтобы не остаться без товара в высокий сезон.

РАССЧИТАЕМ ПОСТАВКУ ИЗ КИТАЯ ПОД ВАШ ТОВАР

Нажимая кнопку, вы соглашаетесь с нашей политикой обработки персональных данных

Или задайте вопрос
в мессенджер:

Или задайте вопрос
в мессенджер: